|
|
|
|
| Функционал VisitorControl |
Модули VisitorControl |
|
Система VisitorControl позволяет автоматизировать классические процессы подачи бумажных заявок и списков в бюро пропусков, на основании которых посетителям уже может быть выдан пропуск для прохода на территорию.
При помощи VisitorControl любой уполномоченный пользователь может прямо со своего рабочего места (через web-интерфейс, см. архитектура системы >>) создать заявку на пропуск посетителя. Все такие заявки при необходимости проходят процедуру электронного согласования, либо сразу попадают в бюро пропусков.
- ФИО посетителя,
- Организация посетителя,
- Цель посещения,
- Дата или период посещения,
- Часы посещения,
- Автомобиль (номер, марка, цвет),
- Материальные ценности (на внос / вынос),
- Документ, на основании которого выдается пропуск (серия, номер),
- И другие.
Все поля настраиваются, могут быть скрыты при отсутствии необходимости, сделаны обязательными или не обязательными к заполнению пользователями.
Наиболее распространенные роли пользователей, отвечающие за заказ пропусков, реализуемые с помощью VisitorControl:
-
«Заявитель». Сотрудник, обладающий данной ролью, имеет возможность оформить пропуск для своего гостя. Ему доступен исключительно свой персональный справочник посетителей, и он не может видеть посетителей своих коллег (в отличие, например, от сотрудника службы безопасности).
Данная модель наиболее применима в компаниях, занимающих здание целиком (или довольно большую его часть), практически не используется в бизнес-центрах.
-
«Секретарь подразделения / компании». В отличие от простого Заявителя, пользователь в роли Секретарь имеет возможность указать в качестве принимающего лица любого сотрудника своего структурного подразделения / компании. Секретарю доступен для просмотра полный справочник посетителей в его подразделение / компанию, а в некоторых случаях ему предоставляют и право ведения справочника сотрудников своего подразделения / компании.
Данная модель максимально приближена к процессу подачи списков посетителей на день или период от каждой компании-арендатора в бизнес-центрах, хотя довольно часто встречается и в крупных государственных и коммерческих организациях.
|
Основное программное ядро VisitorControl |
При необходимости система также позволяет организовать процесс согласования (утверждения / визирования) предварительных заявок на пропуск. Автоматизированное согласование заявок существенно экономит время сотрудников (секретарей, курьеров и т.п.), которые ранее собирали «живые» подписи.
Маршрут согласования можно настроить по-разному. Например, сотрудники создают заявки на пропуск, которые направляются на согласование непосредственным руководителям (то есть для каждого подразделения заявки согласовывает свой руководитель).
Другой вариант: заявки на пропуск для каждого подразделения создает ответственный сотрудник (секретарь), а затем все заявки направляются на согласование одному уполномоченному лицу, например, сотруднику службы безопасности.
Если требуется более сложное согласование, то возможна доработка системы под конкретные требования заказчика. Пример реализованного сложного согласования: заявка на пропуск отправляется на согласование трем согласующим: проход посетителя подтверждает руководитель подразделения приглашающего сотрудника, внос материальных ценностей – уполномоченный сотрудник от хозяйственной службы, въезд автомашины посетителя на охраняемую территорию – третье ответственное лицо. Эти три согласования проходят параллельно. После получения трех положительных виз заявка отправляется к ответственному сотруднику службы безопасности, который согласовывает все заявки по компании. А уже от него заявка уходит на ресепшен.
|
Основное программное ядро VisitorControl |
|
Каждый пользователь системы может настроить в своем интерфейсе события, по которым он хочет получать уведомления, в т.ч.:
- Уведомление о поступлении заявки на согласование,
- Уведомление об отказе / согласовании заявки.
|
Основное программное ядро VisitorControl |
|
Оформление заявок на разовый пропуск и согласование заявок всех типов возможно не только через web-интерфейс, но и через мобильное приложение (iOS, Android).
  |
! Модуль VisitorControl работы с мобильными приложениями
 |
ВАЖНО: Предварительный заказ пропусков предполагает наличие достаточно большого количества пользователей системы (заявителей) - от нескольких десятков до нескольких тысяч. Технология системы такова, что нет необходимости устанавливать программное обеспечение на каждое рабочее место – достаточно наличия любого веб-браузера (Chrome, Internet Explorer, FireFox, Opera, Safari и др).
Другой важный момент заключается в том, что не всегда существует возможность объединить в единую сеть пользователей, формирующих заявки на пропуск. Особенно это характерно для бизнес-центров (подробнее о решении для бизнес-центра >>), где каждый арендатор печется о своей информационной безопасности. Опять таки технология системы, в отличие от конкурентных продуктов, позволяет разместить ее на сервере, доступном из Интернета, или даже встроить в официальный сайт.
Далее: Регистрация посетителя >>
|
|