Основной задачей системы VisitorControl является регистрация посетителей (гостей) и выдача им разового пропуска на основании предварительной заявки от принимающего лица (подробнее об оформлении заявки >>), или без нее. В процессе регистрации система позволяет внести общие данные о посетителе, сохранить и автоматически распознать скан-копию его документа, сфотографировать лицо.

Настройки системы позволяют сделать форму регистрации посетителя предельно простой или достаточно сложной – все зависит от решаемых задач. Наиболее полный набор информации, который может быть сохранен, представлен ниже:

• Карточка посетителя:
  • Фамилия *,
  • Имя *,
  • Отчество *,
  • Организация посетителя,
  • Фотография *,
  • Документы, удостоверяющие личность (тип и реквизиты *),
  • Автомобили, на которых он приезжал (номер, марка, цвет).
• Данные о конкретном посещении:
  • Дата и время получения пропуска, входа и выхода с территории,
  • ФИО принимающего сотрудника, его комната и телефон,
  • Организация / подразделение, куда направлялся посетитель,
  • Документ, с которым приходил *,
  • Автомобиль, на котором приезжал,
  • Материальные ценности, с которыми входил / выходил.

Текстовые поля, отмеченные «*», могут быть автоматически распознаны из документа посетителя (требуется модуль распознавания).

Фотография самого посетителя в его карточку может быть получена с web-камеры, фотоаппарата или автоматически вырезана из документа при распознавании.

ВАЖНО: Форма регистрации посетителя полностью настраивается: неиспользуемые поля и вкладки могут быть скрыты. Настройки системы позволяют также при регистрации сделать поля обязательными или необязательными к заполнению.

Моментальная повторная регистрация

Для регистрации посетителя при его повторном посещении достаточно набрать несколько букв фамилии и нажать Enter – запустится быстрый поиск, и система автоматически занесет в форму данные нужного человека. Если же условиям поиска удовлетворяет не один человек, система предложит выбрать нужного из списка.

Все данные, касающиеся посещения: цель визита, документ, принимающая сторона и др. – система автоматически подставит из его прошлого посещения. Оператору бюро пропусков останется только проверить эти данные и выдать пропуск.

Сканирование документов

Система посетителей VisitorControl позволяет сохранять копии документов, удостоверяющих личность, в базе данных при помощи web-камеры, фотоаппарата или сканера.

Если в одно посещение посетитель предъявлял один документ, то в последующие визиты он может придти и с другими - все документы будут сохранены в персональной карточке посетителя. Система позволяет сохранять сколько угодно различных документов, в том числе:

• паспорт Российской Федерации *,
• водительские права обр. 1998 года (оранжевая пластиковая карта 86х54 мм),
• загранпаспорт РФ *,
• удостоверение офицера,
• удостоверение МВД, ФСБ, НП,
• военный билет,
• служебное удостоверение,
• виза,
• студенческий билет,
• временная регистрация,
• социальная карта москвича,
• временное разрешение на работу,
• и любое другое.

Система позволяет сохранять неограниченное количество страниц для любого документа посетителя.

При подключенном модуле распознавания, из документов, отмеченные «*», может быть автоматически распознан машинопечатный текст и вырезана фотография посетителя.

Для сохранения изображений могут быть использованы любые web-камеры, сканеры или цифровые фотоаппараты. Различие будет только в качестве изображения, скорости его сохранения и стоимости оборудования. Правда, в случае использования модуля распознавания существуют некоторые минимальные требования к получаемому графическому файлу.

Распознавание документов

Данная функция требует наличия дополнительного модуля (одну серверную или необходимое количество клиентских лицензий - по числу рабочих мест в бюро пропусков).

Распознавание документов позволяет не только ускорить процесс регистрации посетителей, но и исключить ручной ввод данных из документов, уменьшив тем самым количество ошибок ввода. Теперь регистрация посетителя может быть выполнена нажатием одной кнопки — «отсканировать» и при этом графические копии документов остаются в системе.

На сегодняшний день распознаются следующие типы документов:

• паспорт РФ,
• водительские права обр. 1998 года (оранжевая пластиковая карта 86х54 мм),
• загранпаспорт РФ.

Для сканирования можно использовать любую модель сканера, которая способна выдавать образы с разрешением 300 dpi и цветностью 24 бита. Это минимальные требования модуля распознавания к распознаваемому документу. К сожалению, web-камера такого качества обеспечить не может, так что если Вы захотите использовать распознавание, придется от нее отказаться.

Время распознавания документа зависит от читабельности самого документа, качества полученного графического изображения, но, в наибольшей степени, от производительности компьютера, где установлен модуль распознавания и степени его использования другими приложениями.

За время распознавания система регистрации посетитителей VisitorControl подставит распознанные данные в соответствующие поля на форме, сохранит изображения документа, и в отдельном поле разместит фотографию посетителя. Нераспознанные поля (например, если документ был загрязнен или помят), а также поля, в которых система распознавания сомневается, будут выделены красной пунктирной линией.

Оператору бюро пропусков останется лишь проверить полученные результаты и нажать кнопку «оформить пропуск».

Фотографирование посетителя

Система VisitorControl позволяет (опционально) сохранять помимо изображений документов – еще и отдельно фотографию самого посетителя. Фотография может быть получена разными способами:

• с цифрового фотоаппарата - что по понятным причинам практически не применимо для разовых посетителей в офисы компаний, но вполне может быть использовано для временных пропусков, или пропусков на какое-либо мероприятие;
• с web-камеры – может использоваться и для разовых пропусков, и для временных, но в отличие от предыдущего способа дает не слишком хорошее качество изображения, да и не всегда посетитель поворачивается нужным ракурсом к камере (если только специально его об этом не просить);
• из документа (вырезается модулем распознавания из поддерживаемых документов) – наиболее простая операция как для сотрудника бюро пропусков, так и для посетителей, однако зачастую фотография в документе может сильно отличаться от того, как человек выглядит в настоящий момент времени.

При желании, фотографию посетителя можно печатать на пропуске. Она также полезна при поиске конкретного посетителя, уже приходившего в офис, среди его полных тезок.

При наличии интеграции с системой контроля доступа, сохраненную фотографию можно выводить на экран сотруднику охраны, когда посетитель проходит через конкретную точку доступа. В этом случае лучше использовать фотографию с web-камеры или фотоаппарата (чтобы повысить узнаваемость), либо можно дополнительно просить гостя предъявлять охране документ, если фотография вырезана из документа.

Ну и, конечно, фотографии оптимально дополняют сухую текстовую информацию в электронном журнале посетителей, делают ее более наглядной и запоминающейся.