В результате посетители БЦ оказывались в неприятной ситуации: они заезжали на гостевую парковку, 15-20 минут колесили по ней в поисках свободного места и, не найдя его, еще полчаса катались по близлежащим дворам в надежде хоть где-нибудь оставить свое авто. Специалисты компании "Инсайрес" взялись за решение этой проблемы.
Счетчик свободных машиномест не всегда может решить проблему
Одно из очевидных и наиболее распространенных решений – внедрение парковочной системы. Она немного улучшит ситуацию: при въезде на парковку гость будет знать, что все места заняты и не станет тратить свое время на поиск свободного места.
Однако главную проблему парковочная система не решает: подъезжая к бизнес-центру, гость по-прежнему не может быть уверен в том, что он сможет оставить свой автомобиль на парковке.
Заявки на пропуск для автомобиля
Как отмечает руководитель департамента разработки и эксплуатации информационных систем "Инсайрес" Валерий Закиев, другое популярное решение, используемое во многих бизнес-центрах – это предварительные заявки на пропуска для гостевых автомобилей. Как правило, механизм работы очень прост: заявитель звонит охраннику на КПП и просит в назначенное время пропустить определенный автомобиль. Охранник записывает все пожелания от всех арендаторов в один журнал и сверяет по нему все подъезжающие автомобили.
Казалось бы, введение системы заявок на пропуска для автомобилей вместе с использованием парковочной системы должно решить проблемы бизнес-центра. Но на деле это не так. Остается нерешенной проблема распределения машиномест между арендаторами: если у бизнес-центра одна общая парковка для всех арендаторов, то может возникнуть ситуация, когда гостевые автомобили небольшой компании могут занять бОльшую часть парковки, а крупным арендаторам может не хватить мест. Избежать этой проблемы можно благодаря квотированию гостевых парковочных мест.
Квотирование парковочных мест
Использование квотирования машиномест позволяет выделять для каждого арендатора строго определенное количество мест на парковке. Например, всего на парковке бизнес-центра есть 100 парковочных мест, но компания-арендатор может занимать только 20 из них. Казалось бы, справедливость на парковке восстановлена: права арендаторов теперь строго разграниченчы. Однако теперь недовольны арендаторы: функционал парковочных мест для гостевых автомобилей не всегда удобен и функционален.
Диспетчер порой не может эффективно работать с графиком занятости парковки, в котором фиксируется загруженность парковки и занятость машиномест. Диспетчер может распланировать загруженность, скажем, 10 машиномест для одной компании на пять дней вперед. "Когда речь идет о 80 парковочных местах и 20 компаниях, которые к тому же хотят планировать визиты гостей не на 5 дней вперед, а минимум на месяц, то диспетчер с бумажным журналом вряд ли справится с этой задачей. Нужен куда более эффективный инструмент", – уверен Валерий Закиев.
Решение проблемы – автоматизация учета занятости парковочных мест
Проработав разные варианты решения задачи, специалисты "Инсайрес" пришли к выводу, что проблема в бизнес-центре возникает не в момент приезда гостя, а гораздо раньше – во время его приглашения. Из-за того, что отсутствует единая централизованная система подачи заявок на гостевые автомобили, арендаторы могут приглашать посетителей в любом количестве и в любое время, надеясь, что на парковке будут свободные места.
Исходя из этого нашими специалистами было разработано решение, которое позволило избавиться от проблемы.
Во-первых, в бизнес-центре был установлен VisitorControl; все арендаторы бизнес-центра теперь оформляют все заявки на пропуска (и для автомобиля, и для посетителя) в единой системе.
Во-вторых, каждой компании-арендатору было выделено определенное количество парковочных мест (произведено квотирование парковочных мест). Сотрудники компании получили право оформлять заявки на гостевой автотранспорт только в случае, если в графике занятости парковочных мест для их компании в выбранное время есть свободные машиноместа.
В-третьих, для подачи заявки на парковку гостевого автомобиля был разработан удобный и функциональный инструмент, который предоставляет пользователю полную и наглядную картину занятости гостевой парковки его компании на выбранную дату (см. ниже).
Заявителю нужно ввести данные об автомобиле, контактные данные заявителя, выбрать нужную дату, выделить свободный временной отрезок в списке доступных парковок и нажать кнопку "Отправить заявку".
Время пребывания гостевого автомобиля на парковке можно выбрать с точностью до 10 минут, что позволяет рационально использовать парковочные места в течение всего дня.
Наконец, был выделен отдельный пул гостевых парковочных мест, принадлежащих самому бизнес-центру. Если у компании-арендатора на определенное время закончились все парковочные места, то ее сотрудник может подать заявку на размещение автомобиля на гостевой парковке бизнес-центра, при условии, что на ней есть свободные места. Эта заявка отправляется на согласование администратору бизнес-центра; после одобрения заявки автомобиль посетителя может припарковаться в указанном месте в указанные сроки. За использование парковочных мест бизнес-центра с арендатора взымается дополнительная плата.
Результаты внедрения
По словам руководителя департамента разработки и эксплуатации информационных систем "Инсайрес" Валерия Закиева, введение в эксплуатацию данного решения позволило оптимизировать работу парковки в бизнес-центре: каждый посетитель еще до приезда в бизнес-центр совершенно точно знает, что для него забронировано машиноместо и он гарантировано припаркует свой автомобиль.
На данный момент используется следующий механизм при бронировании парковочного места:
- Сотрудник компании-арендатора выбирает дату и время для визита своего гостя. Если свободных мест нет, сотрудник может воспользоваться гостевой парковкой бизнес-центра за отдельную плату.
- Посетитель подъезжает к КПП в указанное время.
- Охранник на КПП в системе VisitorControl видит в журнале действующих заявок, что данному автомобилю разрешен проезд и открывает шлагбаум (эту функцию может выполнять также система распознавания автомобильных номеров).
- Посетитель гарантированно занимает парковочное место.
Это решение, созданное на базе VisitorControl, успешно используется на многих объектах и уже доказало свою эффективность.
Больше информации о наших решениях для регистрации автотранспорта и организации парковки Вы можете получить у менеджеров "Инсайрес".