С одной стороны, посторонний автомобиль на территории – это потенциальный источник опасности. С другой стороны, автомобили посетителей могут занимать значительную часть парковки, что в свою очередь может привести к дефициту машиномест.
Как отмечает руководитель департамента разработки и эксплуатации информационных систем "Инсайрес" Валерий Закиев, в организации контроля за гостевыми автомобилями существуют и другие сложности. Например, часто гость долго ожидает открытия шлагбаума из-за того, что охранник не может найти нужную заявку в бумажном журнале. Заявку и вовсе могут не найти, если охранник неправильно записал фамилию гостя или диспетчер забыл передать охраннику заявку. Мы расскажем обо всех тонкостях, которые встречаются при организации парковки в жилом комплексе.
Управление парковочными местами на территории ЖК
Одна из частых проблем жилых комплексов – недостаток парковочных мест в придомовой территории. Даже если используется большая подземная парковка, рано или поздно и ее объемы становятся недостаточными для жильцов и их гостей.
Причина этого кроется не только в возрастающем количестве автомобилей жильцов, но и в отсутствии должного контроля за гостевыми автомобилями. Безусловно, в каждом жилом комплексе существуют регламенты, регулирующие пропускной режим для гостевого автотранспорта. Наиболее часто сюда входят следующие ограничения:
- Запрет въезда на территорию ЖК автомобилей, на которые отсутствует предварительная заявка;
- Запрет пребывания на территории гостевых автомобилей свыше определенного времени (например, свыше трех часов);
- Запрет пребывания на территории гостевых автомобилей в ночное время (например, с 23.00 до 7.00).
Довольно часто некоторые или даже все эти пункты игнорируются сотрудниками охраны. Например, не секрет, что за отдельную плату охранник может пропустить на охраняемую парковку посторонний автотранспорт, если вокруг жилого комплекса нет места для бесплатной парковки. В этом случае охранник не только нарушает правила пропускного режима на объекте, но и подвергает риску безопасность жильцов жилого комплекса, так как несанкционированные гости могут оказаться злоумышленниками или даже террористами.
Кроме того, сотрудники охраны не всегда следят за временем пребывания гостевого транспорта на территории. Вместо положенных трех часов машина посетителя может находиться на территории 7 часов, а на оставленные после 23.00 автомобили охранники закрывают глаза.
Решить эти проблемы можно с помощью эффективного и понятного инструмента, который бы с одной стороны автоматизировал и упростил работу охранников, а с другой стороны – повысил бы контроль за исполнением охранниками их должностных обязанностей.
Таким инструментом является система VisitorControl. Благодаря развитому функционалу по работе с автотранспортом VisitorControl позволяет:
- контролировать въезд и выезд гостевого автотранспорта на территорию ЖК по предварительным заявкам от жильцов;
- эффективно управлять парковочными местами;
- контролировать соблюдение времени пребывания автомашин на объекте;
- оперативно реагировать на нарушения пропускного режима.
Рассмотрим, как можно организовать парковку в жилом комплексе с помощью VisitorControl:
- Жилец оформляет заявку на проезд автомобиля своего гостя через мобильное приложение.
- Эта заявка становится доступна для просмотра диспетчеру и всем сотрудникам охраны, имеющим доступ к VisitorControl. Работать в системе можно на персональном компьютере, ноутбуке, планшете или смартфоне. При этом передача данных может осуществляться как через сетевое подключение, так и через Wi-Fi или мобильную сеть.
- Гость подъезжает к шлагбауму. Охранник видит в списке действующих заявок заявку на пропуск для данного автомобиля, в которой указаны: данные авто (номер, марка), ФИО гостя и информация о заявителе (жильце). Если в списке много действующих заявок (больше 30), то охранник может набрать в поиске по журналу номер подъехавшего автомобиля и система моментально найдет заявку на этого гостя, если она была оформлена.
- Охранник открывает шлагбаум и в системе VisitorControl ставит отметку о том, что указанный автомобиль въехал на территорию. Важно: система предполагает проезд на объект только санкционированных автомобилей. К ним относятся автомобили жильцов ЖК, а также автомобили, на которые есть предварительная заявка. Всем остальным автомобилям въезд на территорию запрещен. По этой причине безосновательное открытие шлагбаума – это нарушение пропускного режима объекта. Каждое такое открытие фиксируется, и данная информация может стать поводом для внутреннего расследования действий сотрудников охраны.
- Если на объекте установлено ограничение на время пребывания гостевого автомобиля на парковке, то за 15 минут до окончания этого срока жилец, пригласивший гостя, получает на своей телефон SMS-уведомление о данном событии.
- Если гость проигнорировал сообщение и остался на парковке, то по истечении разрешенного времени система автоматически уведомляет об этом охранника. Эта информация доступна в журнале мониторинга подозрительных событий, также она может дублироваться на e-mail.
- Охранник получает уведомление о нарушении правил парковки, в котором указаны данные автомобиля-нарушителя, ФИО гостя, ФИО жильца, а также его контактный телефон. Охраннику достаточно набрать указанный телефон и уведомить жильца о том, что его гость нарушил пропускной режим объекта. Далее охранник действует согласно инструкции.
- Если в системе установлено время, после которого гостевым автомобилям запрещено находиться на парковке ЖК (например, в ночное время), то по наступлении этого времени VisitorControl может автоматически сформировать отчет с указанием гостевых автомобилей, которые находятся в данный момент на парковке. Используя этот отчет, охранник может быстро связаться по телефону с жильцами, пригласившими гостей, выяснить причину задержки и принять необходимые меры по отношению к нарушителю пропускного режима.
- После того, как гостевой автомобиль покинул территорию ЖК, охранник ставит отметку о выезде в заявке.
- Администратору системы доступна информация обо всех фактах въезда и выезда автомобилей за все время работы системы на объекте. Благодаря гибким фильтрам можно быстро найти информацию по любому интересующему событию, произошедшему в указанное время.
Результат:
- Максимально автоматизирована работа охранников: система самостоятельно анализирует ситуацию на парковке и сообщает о выявленных нарушениях – охраннику остается только позвонить.
- Контроль за действиями сотрудников охраны – минимизируется возможность нарушения должностных инструкций и превышения полномочий.
- Соблюдаются правила парковки гостевых автомобилей, действующие на территории ЖК.
- Благодаря рациональному использованию парковки увеличивается количество свободных машиномест.
Важно:
По словам руководителя департамента разработки и эксплуатации информационных систем Валерия Закиева, VisitorControl – это не обязательно замена диспетчера и сотрудников КПП. Во-первых, система может использоваться совместно с существующим механизмом подачи заявок (по телефону), чтобы жильцы могли подавать заявки на гостей, так как им удобно. Во-вторых, система может использоваться как вспомогательный инструмент диспетчера: жители ЖК могут по-прежнему подавать заявки на посетителей по телефону, а диспетчер будет вносить данные в VisitorControl. Эти заявки будут доступны для просмотра на всех КПП.
Читать полностью>>